การแปลงไฟล์เอกสารผ่านระบบออนไลน์

การแปลงไฟล์เอกสารผ่านระบบออนไลน์

การแปลงไฟล์เอกสารผ่านระบบออนไลน์

ปัจจุบันการจัดทำไฟล์เอกสารในการปฏิบัติงาน สามารถจัดทำเป็นไฟล์ข้อมูลได้หลายรูปแบบ โดยใช้โปรแกรมในการสร้างไฟล์ข้อมูลที่แตกต่างกันตามลักษณะการใช้งาน เช่น ข้อความ ตัวเลข รูปภาพ เป็นต้น มีการรับ-ส่งข้อมูลผ่านระบบอินเตอร์เน็ต ทั้งจากคอมพิวเตอร์ โน๊ตบุ๊ค โทรศัพท์มือถือ แท็บเล็ต โดยไฟล์เอกสารที่ใช้งานกันมีหลายรูปแบบ และพบปัญหาจากการใช้งานได้เสมอ เช่น ไม่สามารถเปิดอ่านหรือแก้ไขไฟล์ได้ อุปกรณ์ไม่รองรับการใช้งาน รวมถึงการจัดหาโปรแกรมที่จะนำมาใช้งาน ซึ่งมีทั้งโปรแกรม ที่ใช้งานได้แบบไม่เสียค่าใช้จ่ายแต่จำกัดคุณสมบัติการใช้งาน และโปรแกรมที่เสียค่าใช้จ่ายแต่สามารถใช้งานคุณสมบัติได้ครบถ้วน

งานบริหารและพัฒนาระบบจึงจัดทำแนวปฏิบัติในการแปลงไฟล์เอกสารผ่านระบบออนไลน์ ซึ่งในปัจจุบันมีผู้ให้บริการแปลงไฟล์ผ่านระบบอินเตอร์เน็ต โดยไม่ต้องติดตั้งโปรแกรมเพิ่มเติม มีการใช้งานแบบไม่เสียค่าใช้จ่ายและแบบเสียค่าใช้จ่าย ผู้ใช้งานสามารถเลือกใช้ได้ตามคุณสมบัติที่ต้องการ มีวัตถุประสงค์ เพื่อแนะนำวิธีการแปลงไฟล์เอกสารผ่านระบบออนไลน์ ให้ผู้สนใจสามารถนำไปใช้ในการปฏิบัติงานได้ตามลักษณะงาน

คุณสมบัติของคอมพิวเตอร์และโปรแกรม

แนวปฏิบัติการแปลงไฟล์เอกสารผ่านระบบออนไลน์ จัดทำบนพื้นฐานของระบบปฏิบัติการและโปรแกรมในการใช้งาน ดังนี้

คอมพิวเตอร์ที่ติดตั้งระบบปฏิบัติการวินโดว์ และสามารถเชื่อมต่ออินเตอร์เน็ตได้ หากผู้ใช้งานติดตั้งระบบปฏิบัติการอื่นอาจมีความแตกต่างในการเรียกใช้งานโปรแกรม หรือคุณสมบัติของไฟล์
โปรแกรมบราวเซอร์ สามารถใช้โปรแกรมบราวเซอร์ Microsoft Edge ซึ่งถูกติดตั้งมาพร้อมกับระบบปฏิบัติการวินโดว์ได้ทันที หรือหากต้องการติดตั้งโปรแกรมบราวเซอร์อื่น ๆ สามารถดาวน์โหลดเพิ่มเติมเพื่อใช้งานได้ เช่น

โปรแกรมบราวเซอร์	ที่อยู่เว็บไซต์
Google Chrome	https://www.google.com/chrome
Mozilla Firefox	https://www.mozilla.org
Opera	https://www.opera.com

รูปแบบของไฟล์เอกสาร

ไฟล์เอกสาร หมายถึง หน่วยสำหรับบันทึกข้อมูลสารสนเทศ ถูกนำมาใช้ร่วมกับเอกสารเพื่ออำนวยความสะดวกแก่ผู้ใช้งานในการติดต่อสื่อสาร ใช้เป็นหลักฐาน และจัดเก็บเป็นฐานข้อมูล ใช้งานได้กับโปรแกรมคอมพิวเตอร์ทั่วไป ปกติจะถูกจัดเก็บในหน่วยเก็บข้อมูลภายในคอมพิวเตอร์ หน่วยเก็บข้อมูลแบบพกพา พื้นที่จัดเก็บข้อมูลออนไลน์ สามารถจัดเก็บได้นานเท่าที่อายุการใช้งานของหน่วยจัดเก็บข้อมูลยังคงทำงานได้เป็นปกติ หรือถูกลบออก มีความยืดหยุ่นในการใช้งานสูง สามารถใช้งานร่วมกันได้หลายโปรแกรม นอกเหนือจากโปรแกรมที่ใช้สร้างไฟล์ โดยแนวปฏิบัติการแปลงไฟล์เอกสารผ่านระบบออนไลน์จะกล่าวถึงรูปแบบไฟล์เอกสารที่นิยมใช้งาน คือ ไฟล์เอกสารที่สร้างจากโปรแกรม Microsoft Office และโปรแกรมจัดการ PDF ซึ่งมีคุณสมบัติของไฟล์ดังนี้

รูปแบบไฟล์	คุณสมบัติ
.docx	รูปแบบไฟล์จัดการเอกสาร พัฒนาโดย Microsoft สนับสนุนและมีความเข้ากันได้ของโปรแกรม Microsoft Office Word เวอร์ชั่น 2007, 2010, 2013 และ 2016
.doc	รูปแบบไฟล์จัดการเอกสาร พัฒนาโดย Microsoft สนับสนุนและมีความเข้ากันได้ของโปรแกรม Microsoft Office Word เวอร์ชั่น 1997 และ 2003
.xlsx	รูปแบบไฟล์การคำนวณในรูปตาราง พัฒนาโดย Microsoft สนับสนุนและมีความเข้ากันได้ของโปรแกรม Microsoft Office Excel เวอร์ชั่น 2007, 2010, 2013 และ 2016
.xls	รูปแบบไฟล์การคำนวณในรูปตาราง พัฒนาโดย Microsoft สนับสนุนและมีความเข้ากันได้ของโปรแกรม Microsoft Office Excel เวอร์ชั่น 1997 และ 2003
.pptx	รูปแบบไฟล์การนำเสนอข้อมูล พัฒนาโดย Microsoft สนับสนุนและมีความเข้ากันได้ของโปรแกรม Microsoft Office PowerPoint เวอร์ชั่น 2007, 2010, 2013 และ 2016
.ppt	รูปแบบไฟล์การนำเสนอข้อมูล พัฒนาโดย Microsoft สนับสนุนและมีความเข้ากันได้ของโปรแกรม Microsoft Office PowerPoint เวอร์ชั่น 1997 และ 2003
.pdf	รูปแบบไฟล์เอกสารที่ใช้ได้หลายระบบ พัฒนาโดย Adobe Systems สำหรับแสดงเอกสารที่สามารถใช้งานได้ในทุกระบบปฏิบัติการ และยังคงลักษณะเอกสารเหมือนต้นฉบับ เอกสารในรูปแบบนี้สามารถจัดเก็บ ตัวอักษร รูปภาพ รูปลายเส้น ในลักษณะเป็นหน้าหนังสือ เหมาะสมสำหรับงานที่ต้องการให้แสดงผลลักษณะเดียวกับต้นฉบับ สนับสนุนและมีความเข้ากันได้ของโปรแกรมที่รองรับไฟล์ PDF

คุณสมบัติของการแปลงไฟล์เอกสารผ่านระบบออนไลน์

แนวปฏิบัติการแปลงไฟล์เอกสารผ่านระบบออนไลน์ เป็นการใช้งานบริการแปลงไฟล์ผ่านระบบอินเตอร์เน็ต โดยไม่ต้องติดตั้งโปรแกรมเพิ่มเติม มีการใช้งานแบบไม่เสียค่าใช้จ่ายและแบบเสียค่าใช้จ่าย ผู้ใช้งานสามารถเลือกตามเงื่อนไขที่เว็บไซต์กำหนดได้ โปรแกรมส่วนมากมีคุณสมบัติในการจัดการไฟล์ PDF เช่น การแปลง การรวม การแยก การแก้ไข การเข้ารหัส การลบรหัส การใส่ลายน้ำ เป็นต้น โดยการแปลงไฟล์เอกสารผ่านระบบออนไลน์ แบ่งออกเป็น 2 ลักษณะ คือ การแปลงไฟล์เอกสาร เป็นไฟล์ PDF และการแปลงไฟล์ PDF เป็นไฟล์เอกสาร ซึ่งมีข้อจำกัดที่ไม่รองรับรูปแบบฟอนต์ภาษาไทยได้สมบูรณ์ รวมถึงโปรแกรมจัดการเอกสาร PDF แบบติดตั้งในคอมพิวเตอร์ด้วย รายละเอียดดังตารางเปรียบเทียบ

ตารางเปรียบเทียบการแปลงไฟล์เอกสารผ่านระบบออนไลน์และแบบติดตั้งในคอมพิวเตอร์

รูปแบบไฟล์

คุณสมบัติ

ข้อจำกัด

การแปลงไฟล์เอกสาร

เป็นไฟล์ PDF

1. ใช้งานได้ทุกระบบปฏิบัติการ

2. ไฟล์มีความละเอียดสูง

1. การตั้งค่าหน้ากระดาษมีความคลาดเคลื่อน*

2. ไม่รองรับรูปแบบฟอนต์ภาษาไทยได้สมบูรณ์

การแปลงไฟล์ PDF

เป็นไฟล์เอกสาร

1. ใช้งานได้ทุกระบบปฏิบัติการ

2. นำข้อมูลที่แปลงไปใช้ร่วมกับโปรแกรมอื่นได้

1. การตั้งค่าหน้ากระดาษมีความคลาดเคลื่อน

2. ไม่รองรับรูปแบบฟอนต์ภาษาไทยได้สมบูรณ์

โปรแกรมจัดการเอกสาร PDF

แบบติดตั้งในคอมพิวเตอร์

1. ใช้งานได้ทุกระบบปฏิบัติการ

2. ไฟล์มีความละเอียดสูง

3. คงลักษณะเอกสารเหมือนต้นฉบับ

ไม่รองรับรูปแบบฟอนต์ภาษาไทยได้สมบูรณ์

ขั้นตอนการแปลงไฟล์เอกสารผ่านระบบออนไลน์

การใช้งานโปรแกรมแปลงไฟล์ผ่านระบบออนไลน์ โดยในแนวปฏิบัตินี้เป็นการใช้งานโปรแกรมแบบไม่เสียค่าใช้จ่าย และยังคงใช้งานคุณสมบัติพื้นฐานที่จำเป็นได้ ตามแนวปฏิบัตินี้เลือกใช้งานโปรแกรม pdf24tools จากเว็บไซต์ https://tools.pdf24.org/th/ ซึ่งเป็นโปรแกรมที่มีคุณสมบัติพื้นฐานที่จำเป็นเพียงพอต่อการใช้งาน และมีบริการดาวน์โหลดโปรแกรมเพื่อติดตั้งใช้งานในคอมพิวเตอร์โดยไม่เสียค่าใช้จ่าย

ขั้นตอนการแปลงไฟล์เอกสาร เป็นไฟล์ PDF